Определение цели документа: регламент подготовки документов и фотоотчета для выкупа автомобиля после пожара;
Задача документа
Определение целей и границ применения регламента подготовки документов и фотоотчета для выкупа автомобиля после пожара.
Установление требований к комплекту документов, формату фотоотчета и ожидаемому перечню снимков. Описание последовательности действий по сбору и оформлению материалов. Регламентация сроков передачи пакета материалов техническому отделу и юридической службе. Указание ответственности за полноту данных. Приведение критериев приемки пакета для дальнейшей оценки ущерба и принятия решения о выкупе.
Перечень обязательных документов
Перечисление документов: паспорт ТС, свидетельство о регистрации, договор купли-продажи, протокол осмотра пожара.
Документы, подтверждающие право собственности
Предоставление документов на автомобиль должно включать оригиналы и копии. Паспорт транспортного средства прилагаться в копии и в бумажном виде. Свидетельство о регистрации предоставляться в оригинале и копиях. Договор купли-продажи прилагаться с заверенными подписями. Акт приёма-передачи при наличии включаться в комплект. Нотариальные доверенности предъявляться в оригинале с печатью. Справки о наложенных ограничениях и залогах выдаваться уполномоченными органами. Документы в электронном формате сопровождаться контрольными суммами.
Текущие технические документы и отчеты
Перечень актуальных отчетов: экспертное заключение о состоянии кузова, протокол осмотра электрооборудования, ведомость повреждений и стоимость восстановления.
Акт о пожаре и документация от органов надзора
Предоставление официального акта о пожаре. Акт должен содержать дату, время начала и окончания пожара, описание локализации очага и перечень поврежденных узлов. Прикрепление протокола осмотра от органов надзора. Протокол должен включать выводы о причине возгорания и указание на наличие либо отсутствие признаков умышленных действий. Оформление копий с заверением. Заверение подлинности документации производится уполномоченным органом либо нотариусом. Сканирование в формат, обеспечивающий читаемость. Метаданные файла должны сохраняться.
Требования к фотоотчету
Фиксация внешних повреждений, салона и шасси. Формирование хронологического набора снимков с датой и местом съемки.
Перечень и порядок съемки
Фиксация внешнего состояния автомобиля проводится панорамной съемкой с четырех ракурсов: перед, кормовая часть, правая и левая боковины. Выполнение крупноформатной съемки поврежденных узлов и агрегатов с расстояния 0,5-1,5 м. Съемка салона производится общим планом и детальной фиксацией элементов обгорания. Фото двигателя и подкапотного пространства делаются с раскрытым капотом. Нумерация снимков ведется сквозной последовательностью. Указание даты и времени на каждом изображении обеспечивается метаданными. Составление акта съемки оформляется отдельным документом.
Технические параметры съемки и оформление
Камера с фиксированными метаданными использовать для сохранения даты и координат. Разрешение файлов установить не менее 12 Мп. Формат изображений ౼ JPEG с минимальным сжатием. Баланс белого и экспозиция фиксироваться автоматикой с контролируемой компенсацией. Диапазон фокусных расстояний документировать отдельно. Освещённость измерять люксметром; значения фиксировать в журнале съемки.
Ракурсный набор включать общий вид, крупные детали, номера, следы воздействия огня. Для каждого снимка записывать позицию и расстояние до объекта. Оформление отчёта предусматривать титульный лист с координатами, датой и сведениями о приборе. Нумерация файлов соответствовать порядку съемки.
Процесс передачи и хранения материалов
Передача материалов производится через защищённый канал. Архивация файлов обеспечена шифрованием и контрольными суммами.
Порядок подготовки пакета к передаче
Сбор документов организован по категориям: правоустанавливающие, регистрационные, страховые, технические акты. Каждому документу присвоен уникальный идентификатор и дата формирования. Подшивка выполняется в установленном формате: файл PDF для копий, оригиналы помечаются штампом. Фотоотчет компонуется отдельно в папке с нумерацией кадров и описанием локаций. Сопроводительное письмо формируется на бланке организации с перечнем вложений. Упаковка предусматривает влагозащиту и маркировку содержимого.
Требования к архивированию и безопасности
Хранение электронных копий документов предусматривается в формате PDF с встраиваемой контрольной суммой. Дублирование файлов производится на двух независимых носителях с разными географическими адресами. Шифрование паролем при передаче и при хранении применяется с алгоритмом AES-256. Доступ к архиву контролируется журналированием событий с метками времени и идентификаторами операций. Срок хранения установлен в соответствии с нормативными требованиями и регламентом предприятия. Возврат носителей производится при завершении процедуры выкупа.
