Описание процедуры возврата средств при отмене выкупа авто. Установить порядок банковских и наличных расчётов, фиксирование операций.
Цель и область применения
Определение цели: установление порядка оформления банковских и наличных выплат при возврате средств по отменённой сделке выкупа авто. Область применения: коммерческие подразделения, юридические отделы, кассовая служба, бухгалтерия. Применение распространяется на случаи предварительной оплаты, задатков, авансовых перечислений и предоплат, проведённых в рамках выкупных процедур. Применение не распространяется на сделки, завершённые с передачей права собственности и зарегистрированные в установленном порядке. Ограничения: выплаты осуществляются в рублях или иной валюте по курсу, установленному платёжной организацией на дату операции.
Терминология и исходные данные
Определения: возвращаемая сумма, документ сделки, банковские реквизиты, кассовая операция. Исходные данные фиксируются в акте.
Определения и реквизиты
Определение терминов и перечисление реквизитов, используемых при возврате средств по отменённой сделке выкупа автомобиля. Платёжная операция ⎯ банковский перевод, оформляемый по платёжным реквизитам плательщика и получателя. Наличная операция ー выдача средств из кассы с оформлением приходно-кассового ордера. Платёжный документ ー банковская выписка или платёжное поручение, подтверждающее перечисление средств на расчётный счёт. Кассовый документ ⎯ приходно-кассовый ордер, акт приёма-выдачи денежных средств и отметка в кассовой книге. Реквизиты сделки включают: дата сделки, номер договора, VIN, государственный регистрационный знак, сумма предоплаты, основание отмены сделки, подписи уполномоченных лиц, банковские реквизиты счёта получателя и код банка, наименование банка, корреспондентский счёт, БИК, ИНН и КПП организации, сведения о паспорте или ином документе, удостоверяющем личность лица, получающего наличные средства, указание полученной суммы прописью и цифрами, отметка о передаче средств и несение ответственности за целевое использование перечисленных средств.
Основания для возврата денежных средств
Документирование оснований отмены сделки. Указать договор, дата расторжения, причина, сумма к возврату и сроки исполнения обязательств.
Документальные основания и сроки
Перечень документов, подтверждающих право на возврат средств, включается в дело. Включение локального акта о прекращении сделки обязательно. Копии договора купли-продажи, акта приемки-передачи и протокола об отказе от сделки подшиваются к платежным документам.
Банковская выплата оформляется платежным поручением с указанием оснований операции и реквизитов договора. Наличная выплата сопровождается приходным кассовым ордером с отметкой о выдаче средств и подписью ответственного лица. Срок предъявления документов для возврата определяется внутренним регламентом и не может превышать установленного периода для возврата авансовых платежей.
Порядок оформления банковских выплат
Оформление платежной ведомости. Указать реквизиты банка. Заполнение расходного поручения. Подтверждение списания по банковской выписке.
Проведение банковского перевода и учет
Определение реквизитов платежа и оснований отражается в платёжном поручении. Указание суммы производится цифрами и прописью. Идентификатор сделки фиксируется в поле назначения платежа. К платежу прилагаются скан-копии договора купли-продажи с отметкой об отмене сделки и актом возврата средств.
Срок исполнения перевода сопоставляется с датой отмены сделки и отражается в учётной записи. Операция отражается в банковской выписке и карточке расчёта. Отражение в бухгалтерском учёте производится проводкой по счёту расчётов с покупателями. При валютных операциях указывается курс и банковские комиссии, которые документально обосновываются. Контроль выверки сумм осуществляется сверкой выписки и внутренних отчётов.
Порядок оформления наличных выплат
Оформление наличной выплаты производится через кассу. Формирование расходного кассового ордера. Подтверждение оплаты квитанцией и подписью.
Кассовые операции и подтверждающие документы
Формирование кассовой операции при возврате наличных средств. Операция регистрируется в кассовой книге с указанием даты, суммы и основания отмены сделки. Заполнение приходного и расходного кассового ордера производится с указанием кода операции и реквизитов клиента; подписи ответственного лица и кассира проставляются в установленной форме. При возврате наличных выдается расписка о получении денежных средств с указанием суммы прописью и печатью организации. Для банковского возврата прилагается выписка банка и платежное поручение с отметкой об исполнении. Хранение оригиналов документов осуществляется в архиве согласно внутреннему регистру учета. Ограничение наличных выплат по сумме фиксируется в учетной политике.
Контроль и безопасность расчётов
Контроль операций по возвратам установлен и документирован. Применение шифрования данных. Разграничение доступа к платежным реквизитам.
Меры по снижению рисков и ответственность
Оценка риска при возврате денежных средств производится на основе проверенных документов сделки и платёжных реквизитов. Идентификация платежного инструмента и сверка банковских выписок выполняются до проведения операции. Для банковских переводов применяются подтверждающие электронные документы с отметками банка. Для наличного расчёта применяется кассовый ордер с подписью ответственного лица и расшифровкой подписи. Сумма возврата отражается в журнале операций с указанием даты и номера документа.
Контроль движения средств обеспечивается разделением функций: подготовка платежа, утверждение суммы и исполнение операции производятся разными сотрудниками. Архивация платежных документов производится в электронном и бумажном виде с присвоением индекса хранения. Ответственность за соответствие документов возлагаеться в виде должностного распоряжения с указанием сроков реагирования при несоответствии. Факт возврата фиксируется в отчёте о завершении сделки.
Отчётность и архивирование документов
Формирование отчётов по возвратам производится ежемесячно. Архивация первичных документов в электронном и бумажном виде выполняется с учётом сроков хранения.
Сроки хранения и формирование отчётов
Архивирование документов по возвратам денежных средств осуществляется с указанием сроков хранения и форматов представления. Срок хранения платёжных поручений банковских переводов установлен 5 лет. Квитанции кассовых операций сохраняются 3 года. Электронные копии сканируются в разрешении, обеспечивающем читаемость реквизитов, и индексируются по дате операции и номеру сделки. Формирование отчётов производится ежемесячно. В отчет включаются: свод по возвратам, журналы кассовых операций, выписки по счетам, реестры платежей. Ответственность за целостность архива возлагается на назначенное подразделение. Доступ к архиву регламентируется списком уполномоченных лиц и журналом выдачи документов. Контроль целостности архивных данных осуществляется через периодические выборочные проверки с фиксацией результатов в акте.
