Цель: выявление задолженностей и начислений перед сделкой. Анализ квитанций, реестров и договоров. Отчетность формируется для принятия решений.
Задача проверки
Определение фактического состояния задолженностей и начислений в отношении объекта сделки. Сбор данных о текущих и просроченных платежах по коммунальным услугам. Установление наличия арестов, ограничений или исполнительных производств в отношении собственника и объекта. Соотнесение сумм задолженностей с расчетными периодами в платежных документах. Выделение обязательств, влияющих на чистоту передачи прав собственности. Оценка вероятного объема денежных обязательств, подлежащих погашению до или в ходе совершенствования сделки. Фиксация источников информации и дат запросов. Оформление первичных выводов для последующей интеграции в окончательный отчет.
Подготовка документов и источников информации
Сбор документов: паспорта ТС, договоры, квитанции, лицевые счета. Формирование перечня источников: поставщики, банки, реестры. Подготовка для запросов.
Перечень документов для запроса
Перечень документов сформирован для запроса сведений о задолженностях и начислениях. Копия паспорта собственника или уполномоченного лица. Свидетельство о регистрации права собственности или выписка из реестра прав. Договор купли-продажи, дарения или иное основание перехода права. Счетчики учета потребления коммунальных ресурсов с указанием номеров и показаний. Квитанции и платежные поручения за последние шесть месяцев учитываемого периода. Договоры с поставщиками коммунальных услуг и приложения к ним с тарифами. Акт приемки-передачи жилья при наличии. Доверенность при представлении интересов третьим лицам должна содержать полномочия на получение информации о задолженностях и оплатах. Контактные данные ответственных лиц поставщиков услуг для отправки запросов и получения выписок. Формы согласия на обработку персональных данных, подписанные собственником или уполномоченным лицом, для направления запросов в банки и государственные органы. Формирование запросов производится на оновании перечисленных документов.
Проверка наличия задолженностей перед коммунальными поставщиками
Запрос выписок по лицевым счетам. Сверка платежных документов с начислениями. Выявление просрочек и начислений для дальнейшего учета в сделке.
Алгоритм запроса и аналитики квитанций
Формирование запроса осуществляется для получения оригиналов и копий квитанций по коммунальным услугам за последние 12 месяцев. Указание периода производится в документе запроса. Предусмотрено получение информации по каждому лицевому счёту. Квитанции подлежат сопоставлению с платежными поручениями и банковскими выписками. Отклонения по суммам фиксируются в реестре расхождений. Для каждой расхладки указывается дата начисления, период оказания услуги, код поставщика и номер лицевого счёта.
Оцифровка квитанций проводится с присвоением уникального идентификатора. Распознавание реквизитов производится с использованием OCR или ручного ввода при невозможности распознавания. Далее выполняется нормализация данных: приведение сумм к единой валюте, сверка налоговых составляющих и корректировка округлений. Выявленные задолженности классифицируются по виду услуги и по дате образования. К задолженностям прилагаются ссылки на исходные документы и выписки.
Аналитическая часть включает построение временных рядов платежей и начислений. Вычисление соотношения оплаты к начислению производится за контрольный период. Отдельно формируються показатели просрочки по дням и суммам. Для больших расхождений проводится проверка корректности передачи показаний приборов учёта и наличия перерасчётов со стороны поставщика. При обнаружении дубликатов начислений выполняется маркировка записей и подготовка основания для запроса корректировки в организации поставщика.
Формирование итоговой таблицы производится с указанием статуса каждой позиции: без задолженности, задолженность подтверждена, начисление спорно. Приложение включает копии квитанций, банковских документов и выписок. Хранение электронных копий производится с указанием срока хранения и уровня доступа. Отчет готовится для дальнейшего включения в пакет документов сделки и для передачи юридическому сопровождению.
Проверка задолженностей по штрафам и исполнительным производствам
Запросы в реестры штрафов и ФССП. Сверка данных по VIN и ФИО. Выявление активных производств. Фиксация результатов в протоколе.
Запросы в государственные реестры
Запросы в реестры направлены на установление фактов наличия исполнительных производств, ограничений распоряжения транспортным средством и арестов. Идентификация объекта производится по VIN, государственному регистрационному знаком и паспорту собственника. Запросы формируются в единый реестр исполнительных производств, ФНС и ПФР при наличии оснований. Полученные выписки сопоставляются с данными в договоре купли-продажи и паспортными данными собственника. Хронология регистрационных записей фиксируется. Статусы задолженностей и даты возбуждения исполнительных производств вносятся в реестр проверки. Отклонения и несовпадения документов документируются. Копии официальных ответов прилагаются к делу для последующей передачи в отдел оформления сделки.
Оценка влияния выявленных долгов на сделку
Оценка суммы задолженности и сроков погашения. Анализ рисков передачи обязательств. Варианты корректировки условий сделки фиксируются в отчете.
Критерии дeйствия при обнаружении задолженностей
Классификация задолженностей выполняется по сумме, сроку и виду начислений. Мелкие начисления до установленного порога выделяются в отдельную группу для возможного включения в цену сделки. Значительные суммы, начисления с начислением пеней и штрафов подлежат обязательной сверке с поставщиками услуг и реестрами. Исполнительные производства и обременения учитываются отдельно, так как влияют на чистоту перехода права.
Аналитика задолженностей проводится с применением документальной сверки: запросы в реестры, выписки по лицевым счетам и акты сверки. Сведения о задолженностях документируются в форме, допускающей передачу в сопровождение сделки. Варианты реагирования дифференцируются: перенос обязательств на расчётный период сделки, полное погашение задолженности до оформления, или учёт суммы в окончательной оценке. Решения фиксируются в отчёте с указанием источников и сроков исполнения.
Формирование окончательного отчета и документальное сопровождение
Отчет составлен в структурированном виде. Включены реестры задолженностей, квитанции и акты сверки. Хранение документов обеспечено согласно регламенту.
Содержание отчета и порядок хранения
Содержание отчета определяется фиксированными разделами: идентификационные данные объекта, период начислений, выписки по лицевым счетам, копии платежных документов, сведения о переплатах и недоимках, акты сверки с поставщиками услуг, уведомления о спорах и рекламациях, выписки из государственных реестров по исполнительным производствам. Структура файла обязана включать дату формирования, ответственное подразделение и перечень использованных источников данных. Формат представления информации допускается в электронном виде с сертификатом подлинности и в бумажном виде с подписью уполномоченного лица.
Хранение материалов регламентируется сроками: первичные документы сохраняются в архиве организации не менее пяти лет, отчетные формы хранятся отдельно с индексом доступа. Доступ к электронным копиям производится через защищенное хранилище с регистрацией действий. При передаче материалов в сторонние структуры сопровождающие документы оформляются протоколом передачи и описью вложения. Архивирование выполняется по годам с присвоением уникального регистрационного номера каждому документу.
